Tworzenie bazy klientów w systemie – Dostęp do Bazy Internetowej REGON Głównego Urzędu Statystycznego

Oprogramowanie WMS posiada funkcję usprawniająca zarządzanie kontrahentami. Mowa tu o możliwości dostępu do Bazy Internetowej REGON Głównego Urzędu Statystycznego podczas wprowadzania nowego kontrahenta do systemu.

W przypadku kontrahenta posiadającego numer NIP, proces wprowadzania nowego klienta do bazy programu jest błyskawiczny.

Przy dodawaniu nowego kontrahenta do bazy WMS po podaniu numeru NIP i skorzystaniu z przycisku „Pobierz z GUS” użytkownikowi pojawi się okno zawierające informacje o kliencie.

Należy zatwierdzić wyświetlone dane a system sam wprowadzi informacje znajdujące się w bazie GUS do bazy oprogramowania.

Zapisanie kontrahenta w systemie nastąpi po wcześniejszej weryfikacji jego statusu VAT – weryfikacja statusu podatnika. W tym celu należy skorzystać z przycisku „Sprawdź status VAT” po wcześniejszym wprowadzeniu numeru NIP lub, gdy użytkownik systemu WMS ma pewność, że kontrahent widnieje jako aktywny podatnik VAT wskazuje on pole „Podatnik VAT”, następnie zapisuje wprowadzone dane przyciskiem „Zapisz”.

Jak widać proces dodawania kontrahenta jest bardzo prosty. Przy pomocy numeru NIP możemy także aktualizować istniejących już kontrahentów – otrzymując informację o zmianie danych dotyczących firmy klienta wystarczy poddać edycji istniejącą już w bazie pozycję, skorzystać z przycisku „Pobierz z GUS” etc.

Istnieje także możliwość ręcznego wprowadzenia danych do systemu – użytkownik musi wypełnić wskazane pola obowiązkowe (oznaczenie czerwonej gwiazdki za nazwą pola). Podobnie jak wcześniej konieczne jest zweryfikowanie/potwierdzenie statusu czynnego podatnika VAT.

Uwaga! W przypadku pobrania danych z bazy REGON powoduje zaciągnięcie danych widniejących na stronie GUS – pola takie jak e-mail czy numer telefonu, strona www powinny zostać wprowadzone ręcznie – jeżeli takowe mają zostać zawarte w bazie systemu a nie zostały zawarte w bazie GUS.

Co więcej, kontrahent może zostać wprowadzony do systemu WMS z poziomu tworzenia dokumentów magazynowych w wersji desktop, takich jak:

• przyjęcie zewnętrzne (PZ),
• wydanie zewnętrzne (WZ),
• odpowiadające im dokumenty zleceń:
  • ZPZ,
  • ZWZ.

Odbywa się to po otworzeniu jednego ze wskazanych dokumentów, następnie należy skorzystać z przycisku „Dodaj” – znajdującego się pod głównym przyciskiem menu – i „Dodaj kontrahenta”.

Otwarte zostanie okno zawierające interfejs podobny do tego, które widzimy przy definiowaniu nowego kontrahenta po wejściu w zakładkę System ⟶ Kontrahent ⟶ Kontrahent. Możemy wprowadzić dane klienta odręcznie lub skorzystać z zawartej funkcji „Pobierz z GUS”. Dalej postępujemy jak opisano na początku wpisu.

Dodany w ten sposób kontrahent pojawi się na liście wszystkich kontrahentów widocznych po wejściu w zakładkę System -> Kontrahent -> Kontrahent.

Możliwość definiowania nowych kontrahentów z poziomu dokumentu magazynowego pozwala na przyspieszenie aktualizacji bazy klientów. Użytkownik nie musi przechodzić do głównej zakładki systemowej (System), dodawać kontrahenta a następnie powracać do otworzonego wcześniej dokumentu magazynowego – lub otwierać kilku zakładek w przeglądarce (jednej z kontrahentami, drugiej z dokumentem magazynowym). Wszystko odbywa się w jednym oknie – na jednej karcie.

Dzięki temu zabiegowi możliwa jest modyfikacja nagłówka dokumentu magazynowego – o ile taka potrzeba zaistnieje. Należy skorzystać w takim przypadku z przycisku, na przykład „Modyfikuj PZ” i uaktualnić kontrahenta.

Nagłówek dokumentu został zaktualizowany o nowozdefiniowanego kontrahenta.

Funkcja dostępu do Bazy Internetowej REGON Głównego Urzędu Statystycznego pozwala w prosty i szybki sposób zarządzać danymi klienta, zapewniając dostęp do aktualnych informacji.

Dodatkowo dostępna przy definiowaniu kontrahenta opcja „Aktywny” pozwala na usystematyzowanie danych w programie WMS. Jeżeli aktualnie nie korzystamy lub nie świadczymy usług danemu kontrahentowi jego dane pozostaną w systemie, jednak możemy wskazać, którzy kontrahenci mają się wyświetlać na listach przy tworzeniu dokumentów.

Dołączona grafika przedstawia listę kontrahentów „Aktywnych” (K1, K5) w chwili tworzenia dokumentu magazynowego – kontrahenci posiadający numer systemowy od K2 do K4 nie widnieją na liście wyboru (posiadają status nieaktywny).