Możliwość tworzenia ścieżek kompletacji zamówień (cz. 1) – konfiguracja systemu, dokumenty zamówień

Dobra organizacja na magazynie to podstawa sukcesu. Znając stany towarowe możemy oszacować planowane zapotrzebowanie. Jak wspomniano we wpisie Zarządzanie magazynem poprzez adresy magazynowe, jednostki logistyczne (partie), nośniki, system WMS pozwala na składowanie towarów na określonych lokalizacjach – określonych w programie magazynowym jako adresy magazynowe. Co więcej, system może zostać tak skonfigurowany, aby przyjmowany towar posiadał szczegółową lokalizację, która obejmować może np. określenie rzędu regałów, numer regału i konkretna półka na regale.

Jeżeli w Twoim magazynie, każdy z towarów posiada swoje miejsce, wydania polegają na kompletowaniu różnych pozycji – szeroka gama produktów, dodatkowo chciałbyś usprawnić proces przygotowania i wysłania/wydania zamówień – wprowadzenie dwuetapowej weryfikacji – zapraszamy do zapoznania się z dzisiejszym wpisem.

Dzięki funkcjonalności tworzenia ścieżek kompletacji zamówień osoba pracująca na magazynie jest prowadzona przez system, co pozwala na uniknięcie pomyłek przy kompletowaniu zamówień i skraca czas poszukiwania towaru na regałach. Dodatkowo system umożliwia przeprowadzenie dodatkowej weryfikacji podczas pakowania zamówień – etap wysyłek/bezpośredniego wydania towaru z magazynu. Proces kompletacji i weryfikacji zamówienia został omówiony w drugiej części wpisu na blogu: Możliwość tworzenia ścieżek kompletacji zamówień – kompletacja i weryfikacja zamówienia, gdzie wykorzystana została dedykowana aplikacja mobilna.

Przyjęcie towaru z wykorzystaniem dokumentu zlecenia zakupu

Lista elementów koniecznych do ustawienia w systemie:

• Przy tworzeniu indeksów towarowych w systemie należy pamiętać o wskazaniu kodów kreskowych produktów, które wykorzystywane będą m.in. podczas kompletacji i pakowaniu zamówień.
• Kolejnym aspektem jest przeniesienie planu magazynu (rozkładu sekcji, regałów, półek – jeżeli takie mają być obsługiwane) do systemu WMS, co wykonać możemy poprzez utworzenie wspomnianych wcześniej adresów magazynowych.
• Następnie konieczne będzie utworzenie biurek pozwalających przypisać obsługę pozycji na dokumencie zlecenia wydania, które będzie naszym awizem podczas kompletacji. Co więcej, możemy podzielić magazyn na różne sekcje, przy czym do każdej z nich przypisać konkretnego pracownika bądź też grupę pracowników (np. w sekcji A znajdują się 2 rzędy regałów – towar z półek zbierają pracownicy biurka Sekcja A, analogicznie sekcja B i C).
• Utworzenie koszy – pojemników, do których pracownik magazynu kompletować będzie zamówienie. Po obsłużeniu pozycji z sekcji A, kosz przekazywać będzie kolejnej osobie zajmującej się towarami w kolejnych sekcjach magazynu.

Poniżej przykładowy schemat planu magazynu dla zobrazowania opisywanych etapów.

Definiowanie kodów kreskowych towarów

Po opracowaniu danych indeksu towarowego (zakładka System ⟶ Towar ⟶ dodanie pozycji [+] ⟶ wprowadzenie danych w zakładce „Towar”) należy przejść do zakładki „Kody” i zdefiniować kod EAN towaru.

Adresy magazynowe

W celu zdefiniowania lokacji, na których składowane będą towary, należy dla adresu magazynowego:

• zdefiniować jego typ,
• utworzyć sekcje obowiązujące na magazynie – patrz przykładowy schemat magazynu w „Przygotowanie magazynu do tworzenia ścieżek”
• zdefiniować poszczególne lokalizacje – adresy magazynowe – możliwość określenia sekcji (adres magazynowy sekcja), rzędu regałów (Sekcja X), numeru regału (Sekcja Y), półki (Sekcja Z), np. A-1-1-1, A-1-1-2, B-2-2-1.

Definiowanie biurek

Biurko utworzyć możemy po przejściu do zakładki „System” ⟶ Konfiguracja ⟶ Biurka. Można mu przypisać od jednego do wszystkich pracowników magazynu – kwestia przyjętej organizacji na Twoim magazynie i sposobie zarządzania.

Definiowanie koszy

Nazwą kosza określony został pojemnik, wózek lub inne opakowanie zbiorcze (tymczasowe, wykorzystywane do momentu zapakowania zamówienia), pozwalający na zgromadzenie wszystkich produktów zamówionych przez klienta w jednym miejscu. Rozwiązanie to przyczynić się może do wykluczenia pomyłek związanych z przygotowaniem niewłaściwych towarów dla danego klienta.

Kosze tworzymy po wejściu w zakładkę „System” ⟶ Magazyn ⟶ przycisk [Kosze]. Poza nazwą kosza przypisujemy mu także kod kreskowy, który skanowany będzie do aplikacji w momencie rozpoczęcia kompletowania towarów z zamówienia przez osobę na magazynie.

Każdy kosz odpowiada jednemu zamówieniu, przy czym po ukończeniu kompletacji i przekazaniu kosza do osoby zajmującej się pakowaniem zebranych z magazynu towarów, pusty kosz nadaje się do ponownego wykorzystania przy kompletacji nowego zamówienia.

Uwaga! W systemie mamy wgląd w aktualny stan wykorzystania poszczególnych koszy – po skorzystaniu z ikony trójkąta znajdującej się na początku wiersza z danym koszem otrzymujemy informację o numerze dokumentu (AWIZO), na podstawie którego przygotowywane jest właśnie zamówienie.

Możliwość wglądu w stan magazynowy – uwzględnienie lokalizacji towaru

Jeżeli w systemie utworzone zostały adresy magazynowe można zająć się uzupełnieniem stanów magazynowych poprzez przyjęcie towarów na stan dokumentami przyjęcia – np. PZ, PW lub przesunięciem z innego magazynu dokumentem MM.

Stan przyjętych towarów można zweryfikować po wejściu w zakładkę „Magazyn” ⟶ Stany ⟶ [Stan magazyn]. Po rozwinięciu pozycji otrzymujemy dostęp do szczegółowych informacji związanych z lokalizacją towaru na magazynie.

Dla zobrazowania rozkładu towarów zaznaczono ich przykładowe lokalizacje* na planie pokazanego wcześniej magazynu. 

* Kolejność numerowania rzędów, regałów (od prawej do lewej/od lewej do prawej), półek na regałach (od góry do dołu/od dołu do góry) jest kwestią indywidualną.

Zamówienie złożone przez klienta (AWIZO)

Wprowadzenie do systemu WMS zamówień może odbywać się na dwa sposoby. Jednym z nich jest integracja z Twoim systemem zewnętrznym – np. przyjmowanie zamówień poprzez stronę internetową (e-sklep) lub zaciąganie ich z innego programu ERP, gdzie zostały ręcznie wprowadzone przez pracownika. Awizo odpowiadającym zamówieniu jest dokument zlecenia wydania zewnętrznego (ZWZ) – to właśnie w nim znaleźć się mogą dane zaciągnięte z zamówień zaciąganych z innych źródeł.

Drugą opcją jest możliwość wprowadzenia zamówienia przez pracownika bezpośrednio do systemu WMS – co odbywa się podobnie jak przy integracji – poprzez utworzenie dokumentu zlecenia wydania zewnętrznego (ZWZ).

W dalszej części wpisu przedstawiona zostanie druga metoda, co pozwoli zapoznać się z informacjami możliwymi do zawarcia w dokumencie.

Utworzenie zlecenia WZ (zamówienia)

Biurko utworzyć możemy po przejściu do zakładki „System” ⟶ Konfiguracja ⟶ Biurka. Można mu przypisać od jednego do wszystkich pracowników magazynu – kwestia przyjętej organizacji na Twoim magazynie i sposobie zarządzania.

W celu utworzenia dokumentu przechodzimy do zakładki „Magazyn”, następnie wybieramy [Zlecenia WZ] ⟶ [ZWZ] ⟶ [+].

W polu „Numer obcy” można wskazań numer zewnętrzny zamówienia, dzięki czemu w prosty i szybki sposób będziesz mógł odnaleźć je, gdy pojawi się taka potrzeba. Podobnie w „Opisie” można zawrzeć np. uwagi otrzymane w trakcie składania zamówienia przez klienta.

Po zapisaniu nagłówka dokumentu dodajesz do niego towary zakupione przez klienta. Pozycje możesz dodać po otworzeniu dokumentu ZWZ lub bezpośrednio z widoku listy wszystkich dokumentów zleceń WZ. Co więcej, podczas dodawania pozycji do dokumentu możesz skorzystać z funkcji „Stan magazynowy”, o której mówiliśmy we wcześniejszym wpisie na blogu – Szybki wgląd w dostępność towarów w danym magazynie – lub wyszukać towar z bazy i określić jego ilość.

Planowanie obsługi zamówień

Zwróćmy uwagę na kolumnę „Biurko” widniejąca w nagłówku dokumentu oraz na kolumnę „Obsługa” przy pozycjach. Po utworzeniu ZWZ pola są puste, co oznacza, że system nie przypisał im jeszcze ścieżki kompletacji.

Uwaga! W przypadku integracji WMS z innym systemem po zaciągnięciu danych do dokumentu ZWZ istnieje możliwość ustawienia konfiguracji programu tak, aby planowanie ścieżki generowane było automatycznie.

W celu ręcznego zaplanowania ścieżki dla pojedynczego dokumentu należy zaznaczyć wiersz z wprowadzonym AWIZO, następnie skorzystać z funkcji [Planuj ZWZ].

W pustych wcześniej polach pojawiła się informacja o przekazaniu dokumentu do obsługi użytkownikom odpowiednich sekcji, którzy zajmą się kompletacją a następnie pakowaniem i ostatecznie wydaniem towaru z magazynu.

Uwaga! Jeżeli musisz wprowadzić większa ilość zamówień (ZWZ) nie musisz opracowywać planowania utworzenia ścieżki dla każdego z dokumentów korzystając z przycisku [Planuj ZWZ]. Po utworzeniu ZWZ wystarczy użyć funkcji [Planuj wszystkie otwarte], co przyspieszy proces generowania obsługi i ścieżek.

Dodatkowe informacje związane z danymi widniejącymi w dokumencie ZWZ:

• w przypadku skompletowania wszystkich pozycji zamówienia nastąpi zniknięcie informacji o biurku, do którego aktualnie przypisane jest zamówienie,
• oczekiwaniu na zapakowanie informuje nas aktywny status „Otwarty”, który widnieje przy dokumencie ZWZ,
• w chwili przygotowania skompletowanego zamówienia do wysyłki status w kolumnie „Otwarty” zostaje odznaczony.

Zapraszamy do zapoznania się z drugą częścią wpisu, przedstawiającą kompletację i weryfikację utworzonego zamówienia (dwuetapowe przygotowanie do wydania/wysyłki) – Możliwość tworzenia ścieżek kompletacji zamówień – kompletacja i weryfikacja zamówienia, gdzie znajdziesz dodatkowe informacje oraz więcej szczegółów związanych z dokumentem zamówienia – przedstawiony został tam m.in. wpływ działań kompletacji na informacje widoczne w dokumencie zlecenia w czasie rzeczywistym.