Szybki wgląd w dostępność towarów w danym magazynie

Znajomość dostępności zasobów magazynu jest podstawowym czynnikiem jego zarządzania. Oprogramowanie SWP WMS zostało wyposażone w szereg funkcji usprawniających pracę z towarami. Jedną z nich jest opcja wglądu w aktualny stan magazynowy podczas tworzenia dokumentacji magazynowej.

Wspomniana funkcja sprawia, że proces tworzenia dokumentacji jest zdecydowanie szybszy. Nie ma konieczności by przełączać się między oknami oprogramowania w celu sprawdzenia dostępności danego towaru w jednym miejscu i powracania do widoku sporządzanego dokumentu by dodać pozycję, która może znaleźć się na danym dokumencie magazynowym.

W dalszej części opisany zostanie przykład tworzenia dokumentu ZWZ, tj. zlecenia wydania zewnętrznego, w celu demonstracji funkcji stanu magazynowego. Jest to dokument, który tworzony jest przez pracownika pracującego w biurze, który sporządza dokument korzystając oprogramowania WMS w wersji desktop. Dzięki temu pracownik magazynu będzie mógł wykonać otrzymane zlecenie, generując na jego podstawie dokument WZ (wydanie zewnętrzne) na urządzeniu mobilnym i wydając towar dla wskazanego w ZWZ kontrahenta.

Użytkownik oprogramowania WMS w module Magazyn wybiera rodzaj dokumentu, który ma zamiar stworzyć, w naszym przypadku będzie to wspomniany wcześniej dokument ZWZ (1.). Przycisk „+” umożliwia stworzenie nowego dokumentu (2.). Należy określić symbol dokumentu (3.), wskazać oddział i magazyn, z którego będzie odbywało się wydanie towarów (4., 5.), następnie wskazać kontrahenta (6.). Użytkownik może także podać inne informacje, takie jak data realizacji czy szacowany czas realizacji. Pozostałe pola możliwe do wypełnienia znajdują się na poniższym rysunku. W przypadku tworzenia innych dokumentów magazynowych pola te mogą się różnić.

Zapisanie (7.) wprowadzonych danych spowoduje utworzenie pustego dokumentu, niezawierającego towarów. Otrzymamy widok jak na poniższym zdjęciu. W celu dodania pozycji do dokumentu należy otworzyć stworzony dokument klikając na jego numer (8.) bądź na ikonę folderu znajdującą się na końcu wiersza (9.).

Przycisk „+” pozwoli nam na dodanie nowego wiersza z towarem (10.). Następnie korzystamy z opcji „Stan magazynowy” (11.), dzięki której będziemy mieli wgląd w aktualny stan magazynu, który określiliśmy podczas tworzenia dokumentu.

W nowo otwartym oknie klikamy na wiersz z towarem, który chcemy dodać do tworzonego dokumentu (12.). Kolumna „Ilość dostępna” zapewnia nam wgląd w dostępność konkretnej pozycji. To właśnie na podstawie tej informacji możemy określić ilość towaru, która znajdzie się w tworzonym przez nas dokumencie ZWZ (13.).

Po zatwierdzeniu wyboru towaru przyciskiem „OK” (w oknie Stan magazynowy) nazwa towaru i jednostka miary zostaną automatycznie wprowadzone na ekranie dodawania pozycji w dokumencie. Użytkownik musi jedynie określić wspomnianą wcześniej ilość (13.), co pozwoli na dodanie pozycji do dokumentu po zatwierdzeniu wprowadzonych danych przyciskiem „Zapisz” (14.). Ostatecznie otrzymujemy widok jak na zdjęciu poniżej, w zakładce Pozycje znajdują się towary dodane przez użytkownika wersji desktop WMS.

Jak widzimy na przedstawionym przykładzie, dzięki funkcji „Stan magazynowy” tworzenie dokumentu jest bardzo proste. Mamy szybki wgląd w informacje, które są nam niezbędne, dzięki czemu oszczędzamy czas, który musielibyśmy przeznaczyć na odszukiwanie towaru w bazie, weryfikowanie jego dostępności i ostatecznie dodanie go do dokumentu. Kluczową rolę odgrywa tu także możliwość zaznaczenia w oknie stanu magazynowego danego towaru, który po zatwierdzeniu zostaje automatycznie dodany w widoku dodawania pozycji do dokumentu, razem z przypisaną mu jednostką miary.