Blog

Usprawnienie obiegu dokumentów

System do zarządzania gospodarką magazynową SWP WMS pozwala na prosty i szybki sposób przekazywania dokumentów znajdujących się w bazie.

Dzieje się tak za sprawą funkcji "Przekaż na biurko". Do jej głównych zalet należą m.in.:

  • Ograniczenie zużycia papieru (pozytywny wpływ na środowisko),
  • Skrócenie czasu oczekiwania na dostarczenie dokumentu pracownikowi magazynu,
  • Możliwość wskazania konkretnego użytkownika, posiadającego uprawnienia do dokumentu,
  • Możliwość tworzenia "Biurek", w których zdefiniowanych może zostać kilku użytkowników,
  • Wsparcie organizacji pracy na magazynie - uwzględniając powyższe dokumenty.

Po utworzeniu dokumentu, na przykład zlecenia przyjęcia zewnętrznego (ZPZ) czy też zlecenia wydania zewnętrznego (ZWZ), pracownik biura kilkoma kliknięciami decyduje, który pracownik magazynu może odczytać dany dokument i przeprowadzić na jego podstawie dalsze działania związane z przyjęciem czy też wydaniem towaru.

Nadanie dostępu do dokumentu może odbyć się na dwa sposoby:

  • Z widoku listy z danym typem dokumentów.
  • Po otworzeniu konkretnego dokumentu.

W pierwszym przypadku, użytkownik znajdujący się w biurze, po wejściu w dany typ dokumentu, na przykład wspomniane wcześniej zlecenie przyjęcia zewnętrznego, zaznacza w tabeli wiersz z interesującym go dokumentem (1.), następnie korzysta z przycisku [Dokument] znajdującym się pod MENU głównym WMS w wersji desktop (2.). Spośród dostępnych funkcji wybiera [Przekaż na biurko] (3.).

Przekazanie obsługi dokumentu użytkownikowi SWP WMS (I sposób)

W nowo otwartym oknie wskazujemy użytkownika (jednostkę) lub grupę ("Biurko"), która ma otrzymać dostęp on-line do dokumentu - dokument ten będzie dla niego widoczny, będzie mógł na nim pracować – utworzy dokument przyjęcia zewnętrznego.

W widoku z listy dokumentów danego typu, widnieje kolumna "Biurka", wskazująca użytkownika/biurko (grupę użytkowników), którym nadano uprawnienie do dokumentu.

Użytkownik, któremu przekazano obsługę dokumentu

Drugą opcją przekazania dostępu do dokumentu jest otworzenie go przez pracownika biura, który klika na wybrany numer dokumentu (4.) lub korzysta z ikony folderu znajdującej się na końcu wiersza każdego dokumentu (5.), w celu wejścia w szczegóły.

Otworzenie dokumentu utworzonego w systemie SWP WMS

 

Opcja ta umożliwia przyśpieszenie udostępnienia dokumentu zaraz po zakończeniu jego tworzenia - dodaniu do niego pozycji. Nie ma konieczności wracania do widoku listy ze wszystkimi dokumentami - wystarczy, że w otwartym dokumencie zostanie wybrana opcja [Dokument] i z listy [Przekaż na biurko] (6.). Dalej postępujemy jak we wcześniej opisanym przypadku, tj. określamy użytkownika (biurko).

Przekazanie obsługi dokumentu użytkownikowi SWP WMS (II sposób)

Pracownik magazynu znajdzie udostępniony mu dokument w aplikacji po wejściu w opcję [Zlecenia] lub [Dokumenty magazynowe].

Dokumenty magazynowe w aplikacji SWP WMS

Może on podobnie jak pracownik biura, po otworzeniu w aplikacji dokumentu, przekazać jego obsługę innemu użytkownikowi.

Możliwość przekazania dokumentu innemu użytkownikowi w wersji mobilnej SWP WMS

Uwaga! Należy jednak pamiętać, że w przypadku, gdy nie ma on uprawnienia pozwalającego na wgląd we wszystkie dokumenty danego typu (ZPZ, ZWZ etc.), po skorzystaniu z funkcji [Przekaż na biurko] może utracić wgląd do przekazanego dokumentu - ponowny dostęp otrzyma, gdy użytkownik, któremu przekazał dokument zwróci mu go w ten sam sposób lub pracownik biura przekaże mu ponownie dostęp.

W jaki sposób definiujemy biurka zawierające więcej niż jednego użytkownika w oprogramowaniu SWP WMS?

Dokonać tego może pracownik biura, mający dostęp do wersji desktop oprogramowania. W zakładce System wybiera opcję [Biurka] (7.), następnie dodaje nową pozycję-biurko określając jego nazwę i wskazuje w nim użytkowników systemu SWP WMS, którzy po późniejszym przypisaniu danego biurka do dokumentu otrzymają do niego dostęp.

Definiowanie biurek w SWP WMS

Poza wspomnianą funkcją "Przekaż na biurko" oprogramowanie pozwala także na tradycyjny wydruk utworzonych w systemie dokumentów - nośnik papierowy. Dzięki temu dostosuje się do Twoich potrzeb i organizacji pracy magazynu, która w nim obowiązuje.