Usprawnienie obiegu dokumentów

System do zarządzania gospodarką magazynową SWP WMS pozwala na prosty i szybki sposób przekazywania dokumentów znajdujących się w bazie.

Dzieje się tak za sprawą funkcji "Przekaż na biurko". Do jej głównych zalet należą m.in.:

• Ograniczenie zużycia papieru (pozytywny wpływ na środowisko),
• Skrócenie czasu oczekiwania na dostarczenie dokumentu pracownikowi magazynu,
• Możliwość wskazania konkretnego użytkownika, posiadającego uprawnienia do dokumentu,
• Możliwość tworzenia "Biurek", w których zdefiniowanych może zostać kilku użytkowników,
• Wsparcie organizacji pracy na magazynie - uwzględniając powyższe dokumenty.

Po utworzeniu dokumentu, na przykład zlecenia przyjęcia zewnętrznego (ZPZ) czy też zlecenia wydania zewnętrznego (ZWZ), pracownik biura kilkoma kliknięciami decyduje, który pracownik magazynu może odczytać dany dokument i przeprowadzić na jego podstawie dalsze działania związane z przyjęciem czy też wydaniem towaru.

Nadanie dostępu do dokumentu może odbyć się na dwa sposoby:

• Z widoku listy z danym typem dokumentów.
• Po otworzeniu konkretnego dokumentu.

W pierwszym przypadku, użytkownik znajdujący się w biurze, po wejściu w dany typ dokumentu, na przykład wspomniane wcześniej zlecenie przyjęcia zewnętrznego, zaznacza w tabeli wiersz z interesującym go dokumentem (1.), następnie korzysta z przycisku [Dokument] znajdującym się pod MENU głównym WMS w wersji desktop (2.). Spośród dostępnych funkcji wybiera [Przekaż na biurko] (3.).

W nowo otwartym oknie wskazujemy użytkownika (jednostkę) lub grupę ("Biurko"), która ma otrzymać dostęp on-line do dokumentu - dokument ten będzie dla niego widoczny, będzie mógł na nim pracować – utworzy dokument przyjęcia zewnętrznego.

W widoku z listy dokumentów danego typu, widnieje kolumna "Biurka", wskazująca użytkownika/biurko (grupę użytkowników), którym nadano uprawnienie do dokumentu.

Drugą opcją przekazania dostępu do dokumentu jest otworzenie go przez pracownika biura, który klika na wybrany numer dokumentu (4.) lub korzysta z ikony folderu znajdującej się na końcu wiersza każdego dokumentu (5.), w celu wejścia w szczegóły.

 

Opcja ta umożliwia przyśpieszenie udostępnienia dokumentu zaraz po zakończeniu jego tworzenia - dodaniu do niego pozycji. Nie ma konieczności wracania do widoku listy ze wszystkimi dokumentami - wystarczy, że w otwartym dokumencie zostanie wybrana opcja [Dokument] i z listy [Przekaż na biurko] (6.). Dalej postępujemy jak we wcześniej opisanym przypadku, tj. określamy użytkownika (biurko).

Pracownik magazynu znajdzie udostępniony mu dokument w aplikacji po wejściu w opcję [Zlecenia] lub [Dokumenty magazynowe].

Może on podobnie jak pracownik biura, po otworzeniu w aplikacji dokumentu, przekazać jego obsługę innemu użytkownikowi.

Uwaga! Należy jednak pamiętać, że w przypadku, gdy nie ma on uprawnienia pozwalającego na wgląd we wszystkie dokumenty danego typu (ZPZ, ZWZ etc.), po skorzystaniu z funkcji [Przekaż na biurko] może utracić wgląd do przekazanego dokumentu - ponowny dostęp otrzyma, gdy użytkownik, któremu przekazał dokument zwróci mu go w ten sam sposób lub pracownik biura przekaże mu ponownie dostęp.

W jaki sposób definiujemy biurka zawierające więcej niż jednego użytkownika w oprogramowaniu SWP WMS?

Dokonać tego może pracownik biura, mający dostęp do wersji desktop oprogramowania. W zakładce System wybiera opcję [Biurka] (7.), następnie dodaje nową pozycję-biurko określając jego nazwę i wskazuje w nim użytkowników systemu SWP WMS, którzy po późniejszym przypisaniu danego biurka do dokumentu otrzymają do niego dostęp.

Poza wspomnianą funkcją "Przekaż na biurko" oprogramowanie pozwala także na tradycyjny wydruk utworzonych w systemie dokumentów - nośnik papierowy. Dzięki temu dostosuje się do Twoich potrzeb i organizacji pracy magazynu, która w nim obowiązuje.